2022-10-18 BWG 17

10:00-10:15

Evaluatie eerste gebruik VIP

10:15-11:50

Aanpassingen datamodel - opmerkingen post MVP

11:50-12:10

Nieuwe features

Evaluatie eerste gebruik VIP

Metrics na 2 weken live:

• reeds 367 dossiers waarvan 135 gevalideerd, 13 gemeenten aangesloten (er volgen er nog 4 op 31/10)

• In oktober 78 cases in de service desk: duidelijke stijging sinds live: vragen voor RealSmart/iBOT ook, kleine change requests operationeel, ook vragen van komende waves

• Momenteel doorlooptijd dossier van 3-4 dagen: berekening is op afgewerkte dossiers, zal komende weken/maanden beginnen stijgen

Evaluatie pilootgemeenten:

• Hieruit kwam dat op vandaag VIP nog niet voor alle gemeenten werkbesparend is

  • ander proces: verplichte velden die nog niet beschikbaar zijn, nieuwe kaartlagen nodig, enz.

  • digitalisering betekent in 1e fase tijdsinvestering, om op langere termijn te renderen

  • We trachten met de bronverbetering werven te helpen om het grootste manuele werk nog naar beneden te halen

• Er is nog steeds veel contactname door aanvrager met gemeente (Oostende):

  • notarissen/makelaars die toch liever op oude manier willen werken

    • wijziging dossier bv. extra gebouweenheid of capakey toevoegen aan een ingediende aanvraag

  • iBOT: niet steeds duidelijk of de aanvraag correct ingediend is

  • RealSmart: aanvraag ingediend, maar doordat ze nog niet betaalden pas een week later bij gemeente: kwestie van gewoon worden bij aanvragers…

  • suggestie Kortrijk: standaard reacties afspreken naar dezelfde manier van werken. Vermijd onduidelijkheid.

Eerste reacties aanvragers:

• Fednot:

  • weinig service desk tickets, technisch loopt het zeer goed, notarissen zijn enthousiast

• Dewaele vastgoed: sinds VIP is doorlooptijd hoger en kostprijs is omhoog (Ieper)

  • De vorige retributie was al jaren scheefgetrokken (laag, 30€), is nu rechtgezet maar dat staat los van VIP, kostprijs is meer marktconform (cfr. andere gemeentes en werklast bij de gemeente)

• Oris:

  • Makelaars vragen wanneer ze dossier mogen verwachten

    • Is er een manier om verwachte aflevertijd per gemeente inzichtelijker te maken om zo vragen te vermijden?

• eveline.neirings Afstemming met Ieper naar de reden van langere doorlooptijd
• eveline.neirings terugkoppeling Wetteren en Fednot over kostprijs (per partitienr?)
• Gemeenten: stuur voorkomende vragen van aanvragers door naar VIP, zodat we hierop kunnen anticiperen
• VIP analisten: bekijken hoe we verwachte doorlooptijd per gemeente aan aanvrager kunnen communiceren
• Fednot: bekijkt of VIP dossiernummer zichtbaar is in software, zodat gemeente en aanvrager hiermee kunnen communiceren met elkaar

Aanpassingen datamodel - opmerkingen post MVP

Herwerken optionele inlichting visieplan naar beleidsplan

• Visieplan wordt beleidsplan, zo kan ook gabarietenplan hierin passen

• Het is mogelijk om meerdere types beleidsplannen mee te geven (inlichting 0-n)

Toevoegen van organisatienaam (naast KBO-nr) van de aanvrager in een VIP dossier nodig?

• Geen expliciete wens om dit in VIP toe te voegen vanuit deze groep

• Vooral nood aan contact e-mailadres, voor bijkomende vragen (want nu enkel facturatie adres)

Gebruikersvoorwaarden

• Mogelijkheid om aanvrager te laten goedkeuren in iBOT en Realsmart?

  • RealSmart: ook bij andere toepassingen, dus zien geen probleem

  • Deadline VIP GUI: voor de volgende wave, bij voorkeur voor 31 oktober (volgende gemeenten die instappen)

  • Voor de integratoren zal de deadline afgestemd worden in de technische werkgroep.

• Inhoudelijke feedback op het huidige document graag voor 27 oktober, zodat finale versie gepubliceerd kan worden op 28 oktober in VIP GUI.

Toelichting per rubriek/inlichting

• Voorstel om bij sommige rubrieken en inlichtingen extra toelichting te geven aan de aanvrager

• Feedback graag in de loop van deze week door FedNot en CIB om dit zo snel mogelijk in de PDF op te nemen

• De toelichting op rubriek en inlichting kan/zal ook zichtbaar zijn in het VIP webportaal, voor zowel aanvrager als behandelende gemeente

Bestemming niet langer van toepassing

• Welke best practice voor meegeven overheidsplan dat niet langer van toepassing is? bv. bestemming RUP vervangt het gewestplan

• Voorkeur aanvragers:

  • Idealiter zet gemeente het plan op niet van toepassing: er kan niet verwacht worden van aanvrager dat hij dit allemaal zit na te gaan/te interpreteren

  • disclaimer aanpassen zodat deze algemener wordt: Fednot doet voorzet

• Op vandaag echter niet mogelijk voor alle gemeenten om interpretatie geldende plannen te doen, sommige geven alle plannen mee, zonder rekening te houden welk plan niet meer van toepassing is

  • Opmerking Heusden-Zolder: voorschriften van een perceel, plannen van 15 jaar vormen geen weigeringsgrond meer > dan moet er naar het onderliggende plan worden gekeken worden > dan is het gewestplan wel terug van toepassing: in zo’n geval is het ook de bedoeling dat de gemeente het oorspronkelijke plan terug op ‘van toepassing’ plaatst

• VIP bekijkt mogelijk groeipad met dOMG en de gemeenten

Woonrecht > Verbod tot permanent wonen

• Moet woonrecht als inlichting opgenomen worden in VIP? In principe geeft de optionele inlichting ‘verbod tot permanent wonen’ deze informatie weer

• Doel om via verbod tot permanent wonen potentiële eigenaar duidelijk te maken dat de domicilie of inschrijving daar niet (meer) mogelijk is

• Wat is de scope voor de inlichting ‘verbod tot permanent wonen’

  • Niet mee te geven indien dit duidelijk omschreven staat in bestemming van een overheidsplan

  • Wel als er een specifieke beslissing is door het CBS

  • Gaat over mogelijkheid om te wonen op het perceel, niet zo ver gaan dat dit gebruikt wordt om aan te geven dat een deel van het gebouw niet vergund is om in te wonen: hiervoor kan de optionele inlichting ‘vergunningstoestand’ gebruikt worden.

• voorstel: hernoemen veld "Beslissende Instantie" naar ‘Oorsprong’ of ‘Besluit’ op de specifieke beslissing van CBS in te omschrijven

Vastgoedinformatie op niveau perceel vs. gebouweenheid/adres

• Moet alle vastgoedinformatie op een perceel meegegeven worden in een dossier, of moet er, indien een specificatie van een adres/partitie gekend is, voor bepaalde inlichtingen specifieker informatie meegedeeld worden?

Feedback aanvragers:

• Potentieel GDPR probleem als alles op perceelsniveau wordt meegedeeld: mogelijk info doorgeven wanneer eigenlijk niet mag doorgegeven worden (PV’s zijn hier een voorbeeld van)

• Het is ook duidelijker voor de aanvrager om meteen de specifieke informatie i.k.v. zijn verkoop door te krijgen

• Maar op welke manier kunnen de juiste gebouweenheden worden geselecteerd? Voor een bepaald adres is het niet altijd duidelijk welke er moeten geselecteerd worden (case: 1 adres, meerdere gebouweenheden)

  • Lopen hier zelf ook tegenaan in de opbouw van andere producten. Is een algemeen probleem. Hoe tonen in de GUI welke inlichting is voor welk adres?

  • Groeipad om meer specifiek de aanvraag kunnen doen, vandaag geven ze mee waarover ze beschikken, werkwijze vandaag bij iBOT:
    De notaris vraagt de info op bij het kadaster obv RNR, KBO of Capakey nummer. Vervolgens wordt getracht om het adres vanuit het kadaster (als er al een adres is) en het basisregister (authentieke bron Vlaanderen) te matchen.

    • Geen adres match: aanvraag met Capakey + alle gebouweenheden en geven het partitienummer mee in een vrij veld;

    • Wel een adresmatch: aanvraag met Capakey + de bijhorende gebouweenheden van het gematchte adres en geven ook het partitienummer mee in een vrij veld

  • Dismatch tussen partitienummer en gebouweenheid/adres blijft een issue

• Liefst enkel info over desbetreffende aangevraagde kavel. Nu is het soms gissen op welke kavel een bouwovertreding van toepassing is

  • dit kan niet altijd meegegeven worden omdat de gemeente niet altijd over deze informatie beschikt

Feedback gemeenten:

• CONTRA detaillering:

  • Er is geen mogelijkheid om vergunningen op te splitsen op gebouweenheid/partitienummer, zitten in register op capakey

  • per eenheid bekijken wat vergund is voor de grote gebouwen is niet mogelijk… is tijdrovend

  • je betaalt 1 prijs voor een perceel, ongeacht aantal gebouweenheden

  • Zolang er geen 1 op 1 match is tussen partitienummer en gebouweenheid ID kan je op een automatische manier geen info op detailniveau meegeven - dat is dan opnieuw manueel werk voor de gemeente.

  • Adressen op huisnummer kunnen verdwijnen in CRAB (of adressenregister) - veel veiliger een selectie te doen op capakey

  • partitienummer = heel duidelijk met kadaster en ook veelal heel duidelijk dan op de vergunningen

• PRO detaillering:

  • Het zou teveel werk zijn om de vergunningstoestand na te gaan voor een volledig gebouw van appartementen (Oostende)

  • Voorkeur voor doorkrijgen partitienummer: is duidelijker opzoekbaar in kadaster en in vergunningen

    • garages en staanplaatsen kunnen ook apart verkocht worden en die hebben wel een partitienummer, geen gebouwID

    • maar anderzijds is gebouweenheid nodig voor VLOK-inlichtingen

  • En bijkomend ook adres met busnummer

Voorstel:

• Per inlichting kan de gemeente verduidelijken voor welk niveau het geldt:

  • op capakey

  • op adres (bijvoorbeeld voor OO)

  • op partitie niveau bv. garage

• Wanneer aanvragen dit extra niveau-detail bevatten, kan de gemeente op basis daarvan detailleren wanneer de datakwaliteit dit toelaat

  • We laten voor gemeentelijke inlichtingen dus keuze aan gemeente om ALLES op capakey mee te geven of voor sommige inlichtingen te detailleren tot gebouweenhoudniveau

• Per inlichting zal het standaard op capakey niveau staan

  • Wanneer de gemeente verkiest te detailleren, kan zij dit aanpassen

• Bij read-only inlichtingen geeft VIP alle beschikbare informatie mee gefilterd op het gedefinieerde detail-niveau in de aanvraag

  • Het is niet wenselijk om meer informatie mee te geven op bijvoorbeeld capakey als het detail-niveau gekend is en filterbaar is (cf. VLOK)

  • bv. aangevraagde gebouweenheid gekend: enkel deze informatie meegeven
    Indien niet gekend: toch alle informatie

    • wanneer bevraging van VLOK data kan op een detailniveau, dan vanuit VIP enkel die data opvragen gekoppeld aan de geïdentificeerde objecten (en niet op basis van de capakey gekoppeld aan die objecten).

  • Groeitraject (rekening houdend met decreet)

    • als er wel extra informatie uit VLOK wordt gehaald (via MAGDA) wordt het nog belangrijker om correct te filteren, want dit is geen open data meer dus kan mogelijks GDPR issue zijn

• Niveau adres zal toegevoegd worden aan de aanvraag (API)

• Partitienummer als apart gestructureerd veld toevoegen aan de aanvraag?

Visualisatie aangevraagde adressen op VIP dossier

• Is het wenselijk om aangevraagd(e) adres(sen) toe te voegen aan de PDF?

• In principe wel, maar momenteel niet ideaal in het geval dat adressen niet gekend zijn en alle adressen geselecteerd worden en enkel via toelichting/partitienummer specificatie wordt meegegeven waarover het gaat

  • Is het mogelijk dat enkel het algemeen adres wordt meegegeven in zo’n geval + het toelichtingsveld en partitienummer?

  • Of in het geval veld partitienummer wordt ingevuld én alle gebouweenheden geselecteerd zijn enkel partitienummer(s) visualiseren?

• Bijkomende analyse nodig

  • nog geen beslissing of adres kan mee opgenomen worden in deze BWG

Afwijken van oude BPA’s

• komt niet voor in de praktijk bij de huidige gemeenten

• https://omgeving.vlaanderen.be/nl/afwijken-van-bijzondere-plannen-van-aanleg-bpas-vcro-artikel-4491

Werkwijze gemeentelijk rooilijnplan/onteigeningsplan

• Rooilijnplannen in ontwerp waarvoor de procedure nooti werd verdergezet:

  • Planstatus ontwerp - lopend dossier selecteren

  • Aanbeveling om enkel diegene mee te geven die van invloed kunnen zijn op huidig/toekomstig beleid

• Buurtwegwijziging:

  • Hiervoor kan planstatus ingevuld worden: in principe altijd goedgekeurd via CBS dus status = goedgekeurd

• Voor plannen van de overdracht van de wegzate en afpalingsplannen wordt planstatus optioneel

• Status ontwerp kan voorkomen bij onteigeningsplan

• Planstatus kan verplicht blijven bij onteigeningsplan:

  • onteigeningsplan die oorsprong heeft in ander plan, neemt planstatus van dat plan over

Vraag van gemeenten om meer attributen optioneel te maken i.f.v. veel manueel werk

• Momenteel geen voorbeelden ontvangen van gemeenten

Lopende vergunningen

• dOmg heeft advies gegeven dat alle aangevraagde dossier, ongeacht waar ze zich in de procedure bevinden of wat de einduitspraak was moeten meegegeven worden in een dossier

  • Betekent dat oorspronkelijke beslissing dat stopgezette dossiers niet in een dossier hoeven, herzien moet worden

  • Maar opmerking hierbij: stopgezette dossiers zijn vaak verkeerd ingetekende dossiers. Zijn deze wel een meerwaarde voor het vastgoeddossier

    • wanneer er een filter kan gezet worden op “Volledig en ontvankelijk” verklaard, zullen deze dossiers niet mee opgenomen worden (toevoeging na afstemming met dOmg)

• Hierbij aansluitend: Leuven gaat brief richten aan de minister om ook lopende woondossiers te kunnen opnemen - want het is niet logisch dat beide verschillende aanpak hebben

Kapmachtiging

• Er bestaat enkel een kapmachting bij acute gevallen door de gemeente (= Gemeentelijke kapmachtiging)

  • Als deze nog relevant zijn (want slechts 30d geldig), kan dit in de inlichting Besluit van de Burgemeester inzake Openbare Veiligheid meegegeven worden

• Elke andere soort kapmachtiging is gewestelijk en wordt afgeleverd door ANB

  • Er wordt bekeken om zo snel mogelijk deze informatie van ANB te kunnen koppelen

  • ANB geeft momenteel geen fiat dat gemeenten die over deze informatie beschikken, in tussentijd mogen aanleveren

• Hernoemen inlichting visieplan naar beleidsplan is aangenomen met de voorgestelde extra velden
• Toevoegen organisatienaam is momenteel (okt 2022) niet wenselijk
• Bestemming: aanbeveling plan op niet van toepassing zetten als een ander plan ‘overrulet’
• Akkoord op woonrecht niet op te nemen als inlichting in een VIP-dossier (verbod tot permanent wonen volstaat)
• Akkoord over scope verbod tot permanent wonen: alleen voor CBS-beslissingen

• FedNot en ORIS bekijken feature aanvaarden gebruikersvoorwaarden door aanvrager
• Fednot en CIB: feedback toelichting bij rubriek/inlichting tegen 21/10 en gebruikersvoorwaarden tegen 27/10 bezorgen
• eveline.neirings Best practice overheidsplan niet langer van toepassing communiceren aan gemeentes (incl. voor de gemeenten van wave 2)
• Evelyne Devos Groeipad bekijken met dOMG voor slimme plancheck
• @analisten: beslissende instantie in inlichting verbod tot permanent wonen hernoemen naar oorsprong of besluit?

• Akkoord voor toevoegen locatie niveau (Capakey/Adres/Partitie) per inlichting. Gemeente kan aangeven op welke niveau de inlichting van toepassing is
• Akkoord om VLOK-inlichtingen te filteren op niveau gebouweenheid indien matching met aangevraagde gebouweenhe(i)d(en) mogelijk is.

• @analisten: Adresniveau toevoegen aan de aanvraag
• @analisten: Partitienummer als apart gestructureerd veld toevoegen aan de aanvraag
• @analisten: verdere analyse nodig voor conditionele weergave adres/partitienummer/toelichting in PDF
• Technische werkgroep voor uitwerking Adres/partitienummer VIP dossier

• Aanpassing inlichting rooilijnplan: voor plannen van de overdracht van de wegzate en afpalingsplannen wordt planstatus optioneel
• Aanpassing inlichting onteigeningsplan: ‘ontwerp’ toevoegen in codelijst planstatus
• Onteigeningsplan (ook wanneer er een oorsprong is in een plan): planstatus steeds verplicht
• Lopende vergunningen: alle aangevraagde dossiers mee opnemen in vastgoeddossier, ook stopgezet - vanaf volledig en onvankelijk verklaard

• eveline.neirings vraag afwijken van oude BPA’s meenemen naar wave 2
• Evelyne Devos dOMG/ Lopende vergunningen: om te vermijden dat dossiers die verkeerd zijn ingetekend worden opgenomen, filter zetten op volledig en ontvankelijk verklaard
• analyse fitgap VIP ikv lopende vergunningen

• Akkoord om gemeentelijke kapmachtiging wissen als aparte inlichting uit datamodel
  
  Gemeentelijke kapmachtiging voor acuut gevaar komt in “Besluit burgemeester openbare veiligheid”

• @analisten: verder bespreken met ANB om kapmachtiging in VIP te krijgen en afstemmen of gemeenten dit in tussentijd optioneel mogen meegeven
• eveline.neirings stemt af met Hove welke andere soort gemeentelijke kapmachtiging zij hebben

Nieuwe features

Interpretatie van opgehaalde informatie read-only inlichting

• Het is wenselijk dat gemeente een melding kan doen dat ze inschatten dat het doorgegeven antwoord niet correct is, maar deze optie is niet sluitend want niet alle gemeenten doen een controle van de read-only inlichtingen in een VIP-dossier

• Het is belangrijk dat aanvrager op korte termijn ook zelf kan interpreteren, dus visualisatie kaartje krijgt voorrang

  • dynamisch kaartje (met risico dat bronhouder ondertussen de contour heeft aangepast en dit verwarrend kan zijn i.v.m. tekstueel antwoord) of een ‘foto’ op het moment dat het dossier gemaakt wordt: aanvragers hebben voorkeur voor een ‘foto’

  • Nog te bekijken hoe dit doorgevoerd wordt:

    • URL meegeven

    • aparte folder waarin alle kaartjes zitten

    • op de PDF: maar nadeel is dat PDF erg veel pagina’s krijgt

      • suggestie: 2 versies voorzien voor de aanvrager: 1 met kaartjes en 1 zonder?

Correctieflow

• in detail verder te bespreken op volgende werkgroep

• Aanvragers verkiezen een ‘foto’ ivm dynamische visualisatie kaartjes bij de inlichting

• analisten: voorstel bekijken hoe foto’s visualiseren + optie bekijken om 2 soorten PDF’s (met en zonder afbeeldingen) te voorzien

• Visualisatie van een kaartje bij de read-only inlichting krijgt voorrang op visualiseren melding van gemeentelijke interpretatie op een dossier

• ALL: iedereen bekijkt zelf de slides correctieflow vanaf pagina 40 en mag eventueel al feedback via mail bezorgen