Enkel notarissen en makelaars zullen aanvragen mogen doen
Belangrijke wijziging: gemeente zal de rol van ‘aanvrager’ niet krijgen, eigen aanvragen of voor burgers/overheden zal via huidig notarisbrief systeem moeten verlopen tot er decreet is
Er zal post MVP een contactemail toegevoegd worden, in tussentijd:
naar emailadres gekend in het systeem of desnoods tijdelijk naar facturatie-email
Enkel geldige capakeys kunnen gebruikt worden (waar er ook een geometrie voor is)
1 maand achterstand
Haalbaar om webloket uit te schakelen?
Lopende aanvragen kunnen goed afgewerkt worden
CEVI:
Formulier sowieso offline halen en e-mailadres in de plaats
Historische aanvragen kunnen nog opgehaald worden
Geo-IT
Notaris of makelaar zal foutmelding genereren, burgers/overheden kunnen wel webloket blijven gebruiken
Historisch ophalen is nooit van toepassing via loket
Hoe omgaan met urgente dossiers?
Over het algemeen werken we FIFO, maar gemeente zal altijd zelf kunnen beslissen om dossiers voor te nemen - sommige dossiers nemen bv. ook langer tijd in
Annuleren dossiers
Functionaliteit zit er (nog) niet in
Enkel dus in onderling overleg met gemeente mogelijk dat de gemeente het dossier weigert
Te bekijken hoe te implementeren; suggestie:
Bij reden weigering de waarde “Geannuleerd door aanvrager” toevoegen?
Dit zou een aparte status kunnen worden.
VERRIJKING
Als er fouten gebeuren bij de automatische verrijking centrale bronnen (bv. buffer fout): gemeente laat weten aan vastgoedinformatieplatform@vlaanderen.be en wacht op ons teken om te valideren
Lokale inlichtingen zullen nog systematisch toegevoegd worden vlak voor of na MVP
Eventueel via VIP GUI aanvullen indien nog niet in integrator GUI beschikbaar
Integratoren CEVI, GIM en Orbit gaan ook per inlichting online updaten in VIP ( en niet in bulk over het volledige dossier)
CONSULTEREN
Read-only bronnen zijn al tussentijds beschikbaar
PDF pas zichtbaar na validatie volledig dossier
GECORRIGEEERD DOSSIER
Risico dat een dossier veel te snel terug in behandeling komt en er diverse versies bestaan
Integrator moet het tijdelijk beveiligen
Verantwoordelijkheid bij gemeente leggen?
Misbruik vermijden: correcties die aangevraagd worden maar is eigenlijk voor nieuwe aanvragen
Suggestie om 30 dagen de tijd om eventuele fouten door te geven
1 maand nadien geen heropening meer mogelijk maken: na MVP inbouwen
Kan er eventueel een documentversienummer vermeld worden?
maar wel de eerste validatiedatum van het dossier behouden
Als er een vraag komt voor een correctie mag enkel de fout gewijzigd worden, geen resync (nieuwe verrijking) van alle inlichtingen
FACTURATIE
Facturatierapport (zie hoger)
Het is nodig dat de eigen referentie van de aanvraag steeds op de factuur staat aan notarissen. Meeste piloten zijn akkoord, sommige moeten dit nog bespreken met financiële dienst
Waarom? Voor notarissen blijft proces toch idem? is zekerheidshalve dat zo de factuur eenvoudig aan de aanvraag kan gelinkt worden
Zwalm maakt geen facturen, enkel betalingsbewijzen verzamelen vooraleer verzameling dossier: gaan zo behouden
FedNot zal trachten om in Q1 of Q2 2023 ook reeds gebundelde facturatie voor notarissen mogelijk te maken
! Vastgoedmakelaars die via het webportaal aanvragen moeten wel nog apart gefactureerd worden. Hoe het verschil herkennen met gebundelde facturatie?
via integratorID en facturatie e-mailadres in facturatierapport
Alle piloten kunnen met facturatie achteraf werken, om geen vertraging/langer geregistreerde doorlooptermijnen te hebben
Behalve Zwalm zij werken met betalingsbewijs
Suggestie dat ze na 30 dagen ‘geen betaling’ het dossier weigeren, zodat niet verdergezette dossiers de doorlooptermijn niet beïnvloeden
Leuven ook, maar in principe moet iedereen sowieso betalen
LEGAL LOGGING
Op organisatieniveau
Verder logging: via gemeentelijke integrator
Het is voor pilootgemeenten mogelijk om webloket voor notarissen en makelaars in onbruik te zetten vanaf MVP
Tijdelijk optie ‘geweigerd door aanvrager’ toevoegen aan weigeringstype van een dossier
Analyse correctieflow doen: Kan er eventueel een documentversienummer vermeld worden op PDF? Kan er historiek, datum validatie meegeven worden? Na 30 dagen niet meer mogelijk te heropenen?
Suggestie geven om in communicatie FedNot opnemen naar notarissen geen urgentie + max. 30 dagen om wijziging/correctie te vragen
Gemeenten zullen aanvraagreferentie steeds op factuur vermelden
Het herbewerken van dossiers in VIP GUI of integrator GUI zal nog steeds technisch kunnen voor gevalideerde dossier tot er een correctieflow in VIP is uitgewerkt, voorlopig is het de verantwoordelijkheid van de gemeente.
Correctieflow wordt na MVP opgepikt voor analyse en uitwerking door VIP
na te vragen of Geo-IT ook per inlichting update naar VIP
Lancering VIP
Communicatie ‘live’ op elkaar afgestemd
FedNot en CIB gaan op 15/9 een algemene mailing uitsturen ‘VIP komt eraan in oktober’ en verwijziging naar landingspagina
Wie bepaalt finale live datum?
Indien integratie: in overleg met integrator die het tot maximaal dag ervoor aanpast in het klantenportaal
Planning indeling gemeenten wordt nooit aan aanvragers gecommuniceerd, de landingspagina geeft een real time overzicht welke klanten live zijn gegaan
Piloten zijn akkoord met het versturen van de voorgestelde aankondigingsmail aan notarissen/makelaars die laatste 2 jaar dossier aanvroegen telkens 1 week vóór aansluitingsdatum
Piloten zijn akkoord om het startuur van ‘live’ gaan op 9 uur 's ochtends te plaatsen: op dat moment wordt ook communicatie op website aangepast/webloket afgesloten indien nodig
Vervolgtraject piloten
Dagen van livegang: check-in momenten om bij vragen eenvoudig te kunnen inloggen
Maandag 10/10 14u: evaluatiemoment voor effectieve gebruikers over 1e week gebruik VIP
Voor het vervolgtraject gaan we terug in businesswerkgroep werken met gemeenten én aanvragers samen: piloten beslissen zelf of ze hierbij aansluiten, alle piloten zijn welkom
